Benjamin JohnErstgespräch
01 — Prozesse · AI · n8n

Weniger manuelle Arbeit.
Klarere Prozesse.
Sinnvoll eingesetzte AI.

Ich berate mittelständische Unternehmen dabei, Abläufe zu entwirren, Routinearbeit zu automatisieren und AI dort einzusetzen, wo sie im Arbeitsalltag wirklich entlastet — messbar, DSGVO-konform, ohne Buzzwords.

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Benjamin John in Landshut
LANDSHUT · SEIT 2015 SELBSTSTÄNDIG
02 — Typische Probleme

Wo im Tages­geschäft Zeit verloren geht.

I

Manuelle Übertragung

Daten wandern per Copy-Paste zwischen CRM, Excel, E-Mail und ERP.

II

Medienbrüche

PDF wird ausgedruckt, unterschrieben, gescannt, verschickt. Und wieder von vorne.

III

Fehler & Nacharbeit

Tippfehler, veraltete Stände, doppelte Datensätze — jede Woche.

IV

Ineffiziente Abläufe

Freigaben liegen tagelang. Reports entstehen händisch. Niemand weiß den Status.

03 — Leistungen

Drei Hebel. Ein Ziel: Entlastung im Arbeitsalltag.

01

Prozessberatung

Aufnahme, Analyse und Neugestaltung von Kern- und Support-Prozessen. Klare Verantwortlichkeiten, dokumentierte Abläufe, weniger Reibung.

02

AI im Arbeitsalltag

Praktische Einsatzfelder statt Pilot-Theater: Textentwürfe, Klassifikation, Extraktion, Recherche, Zusammenfassung — eingebettet in bestehende Tools.

03

n8n-Automatisierung

Workflows zwischen euren Systemen — CRM, ERP, Mail, DMS, LLMs. Wartbar, versioniert, in eurer eigenen Umgebung.

Deep Dive — n8n

Wiederkehrende Arbeit endlich abgeben.

n8n ist eine Automatisierungsplattform aus Berlin. Sie verbindet eure Tools und lässt Prozesse eigenständig laufen — von der ersten Anfrage bis zum fertigen Bericht. Das bedeutet: weniger manuelle Arbeit, weniger Fehler, mehr Durchblick darüber, was im Unternehmen wirklich passiert.

  • Weniger manuelle Klicks — wiederkehrende Aufgaben laufen im Hintergrund
  • Systeme sprechen miteinander — CRM, E-Mail, Excel, Buchhaltung, Datenbanken
  • Fehler vermeiden — Daten werden konsistent verarbeitet, nicht abgetippt
  • Prozesse werden transparent — jeder Schritt ist nachvollziehbar und änderbar
  • DSGVO-sicher aus Deutschland — Open Source, hostbar in der EU, keine Daten an Dritte
Workflow-Modellierung am Whiteboard
04 — Anwendungsfälle

Konkrete Beispiele aus der Praxis.

01

CRM-Datenpflege

Leads aus Formularen, E-Mails und LinkedIn deduplizieren, anreichern und im CRM ablegen — inklusive Qualifizierung durch ein LLM.

02

E-Mail-Verarbeitung

Eingehende Anfragen klassifizieren, relevante Daten extrahieren, Standardantworten vorbereiten. Der Mensch entscheidet, das System tippt.

03

Reporting

Monats- und Wochenreports aus mehreren Quellen zusammenführen. Kommentiert, formatiert, im Postfach — ohne manuelles Zusammenklicken.

04

Dokumente

Rechnungen, Angebote, Verträge auslesen, prüfen, in DMS und Buchhaltung überführen. Belege verschwinden nicht mehr im Posteingang.

05

Freigaben

Urlaubs-, Bestell- und Angebotsfreigaben laufen strukturiert durch Teams, Slack oder E-Mail — mit Audit-Trail und Erinnerungen.

06

Wissensabfragen

Internes Wissen (Handbücher, Protokolle, Verträge) per LLM durchsuchbar machen — mit Quellenangabe, ohne Halluzinationen.

05 — Vorgehen

Vier Schritte. Kein Wasserfall.

Iterativ, mit sichtbarem Ergebnis nach jeder Etappe. Ihr behaltet Kontrolle über Reihenfolge, Tempo und Budget.

  1. 01

    Verstehen

    Zwei bis drei Termine, gemeinsam mit den Menschen, die den Prozess täglich fahren. Ist-Aufnahme ohne Powerpoint.

  2. 02

    Priorisieren

    Kandidaten nach Aufwand × Wirkung sortieren. Was bringt in vier Wochen den größten Zeitgewinn?

  3. 03

    Umsetzen

    Erste Automation live. Sichtbar, dokumentiert, im Alltag testbar. Feedback fließt sofort ein.

  4. 04

    Skalieren

    Bausteine wiederverwenden, weitere Prozesse anschließen, Team befähigen — oder laufend begleiten.

06 — Einstiegsangebot

KMU Automation Check

Ein klar umrissenes Format, um in kurzer Zeit zu klären: Wo lohnt sich Automatisierung im Unternehmen wirklich — und wo nicht?

Jetzt anfragen
Enthalten
  • Halbtägiger Vor-Ort- oder Remote-Workshop
  • Aufnahme von 3–5 Kern-Prozessen
  • Priorisierte Automatisierungs-Roadmap
  • Konkrete n8n-Skizzen für die Top-2-Use-Cases
  • Schriftliche Zusammenfassung inkl. Aufwandsschätzung
Benjamin John
07 — Über mich

Benjamin John

Ich komme aus der Werkstatt, habe Investitionsgüter verkauft, KMU beraten, AI-Produkte im Mittelstand skaliert und mit VËNUE eine Online-Plattform für die Musikindustrie aufgebaut. Diese Mischung — Handwerk, Vertrieb, Beratung, Tech — ist der Grund, warum ich in Unternehmen schnell verstehe, wo tatsächlich Reibung entsteht.

  • ·Feinwerkmechanikermeister (HWK)
  • ·Unternehmensberater (IHK)
  • ·Viele Jahre Vertrieb von Investitionsgütern
  • ·Head of AI & Digital Transformation @ Techpilot
  • ·Founder & CEO von VËNUE — Online-Plattform für die Musikindustrie
08 — Kontakt

Kostenloses Erstgespräch.

30 Minuten, unverbindlich. Wir schauen, ob und wo ich helfen kann — und ob die Chemie stimmt.